Las Interfases Gráficas de Usuario permiten que el usuario divida la pantalla de la computadora en "ventanas" sobrepuestas o en mosaicos. Una ventana es un área de la pantalla que contiene la salida de una aplicación. Puesto que una aplicación no ocupa necesariamente la pantalla completa, es posible mostrar varias aplicaciones al mismo tiempo, si bien el tamaño de cada ventana puede variar y una ventana puede cubrir temporalmente otras ventanas.
Hablar de interfases gráficas de usuario, ayuda a pensar en términos de lo que se conoce como la "metáfora del escritorio": la pantalla es el equivalente a este mueble de oficina. Cuando se concertan citas, la agenda es lo que está más arriba en el escritorio, pero si se necesita buscar un número telefónico, el directorio se pone encima de los demás documentos, cubriendo todo lo que está abajo. Una vez que se encuentra el número buscado, el directorio puede apartarse, haciendo que lo que está abajo del mismo sea el documento que quedará arriba de todos los demás. Si lo desea, puede irse más abajo de la agenda, tomar una hoja de papel cubierta de documentos y ponerla encima de todos ellos, haciendo de ella el foco de la atención. Una Interfase Gráfica de Usuario funciona exactamente de la misma manera.
Por ejemplo, un usuario podría tener una hoja electrónica de cálculo en una ventana y una gráfica de barras de la misma en otra. Si el usuario modificara los datos de la hoja de cálculo, la gráfica también se modificaría, proporcionándole retroalimentación visual inmediata. La capacidad para dividir la pantalla en ventanas también aumenta la productividad del usuario. Por ejemplo, un usuario puede anotar en una ventana las consultas de una base de datos y visualizar los resultados de consultas anteriores en otra, evitando la necesidad de sentarse a esperar a que las consultas se procesen.
Sin embargo, no todos los paquetes de aplicaciones puede sacar provecho de una Interfase Gráfica de Usuario. El programa deberá elaborarse de tal manera que haga uso de los recursos adicionales ofrecidos por una Interfase Gráfica de Usuario. Esta es la razón de que en el mundo DOS haya aplicaciones Windows y no Windows. Una aplicación Windows sólo correrá con Windows y por eso en muchos casos los fabricantes de este tipo de programas incluyen en sus paquetes una versión de Windows para "tiempo de ejecución". Esta es básicamente una versión recortada de la Interfase Gráfica de Usuario. Proporciona las facilidades para que el programa pueda correr, pero no tiene las monerías del sistema Wuindows completo.
La forma de meter loa comandos es muy diferente a la que acostumbra la
mayoría de usuarios de PC. El usuario
hace sus elecciones señalando "íconos" (figuras simples) o
eligiendo la acción deseada de una lista, en lugar de teclear órdenes en
la línea de comandos del sistema. De ser necesario, es posible llamar
menús descolgantes a fin de visualizar las opciones disponibles;
al mismo tiempo, aparecen "cajas de diálogo" en respuesta a las opciones
más complejas del menú, en las cuales se solicita que el usuario anote
datos adicionales o que seleccione opciones adicionales. Este enfoque
basado en gráficos proprciona al usuario bastante más información que una
interfase basada en carácteres, haciendo
que la interfase sea mucho más intuitiva y, por consiguiente, más sencilla
de aprender.